Proceso de planificación y planificación en organizaciones

Elementos del proceso de planificación

Proceso de planificación y planificación en organizaciones

Foto: Especial/ EL DIARIO

Foto: Especial/ EL DIARIO

Existen elementos comunes que nos sirven y podemos ponerlos en práctica.
a) Visión: Intervienen los valores, principios y sobre todo la dirección.
b) Objetivo: La razón de la existencia; puede ser en términos de satisfacer el cliente o los compromisos. La visión y el objetivo nos conducen a la misión.
c) Misión: enunciado hacia dónde se moverá la empresa. El porqué planificar
Después de definir la misión es importante la encuesta ambiental, es decir, tener conocimiento de las actividades que pueden afectar a la empresa, tanto en su interior como en el exterior. (Demanda, competencia, restricciones)
Lo siguiente en el proceso es el estar conscientes y elaborar objetivos específicos y sobre todo que puedan ser modificados.
Otro punto que viene es el manejo y toma de decisiones sobre los pasos de acción que hay que tomar para que los objetivos, metas y propósitos se cumplan, así como programar dichas acciones. Por si fuera poco todo plan debe tener una evaluación sobre todo en el aspecto financiero, ya que hay que discutirlo, hacer ajustes y porqué no revisiones a dicho plan.
Al final del proceso de planificación debemos pensar cómo establecer un control, para no perdernos y poder medir los resultados, lógicamente basados en los objetivos. Aquí juega un papel importante la retroalimentación. Algo que puede ser considerado son las auditorías de calidad, que es la forma de vigilar un programa de calidad.
La planificación en la determinación de objetivos tendrá que tomar puntos de referencia que se define como la medición de desempeño de usted y de su empresa, comparados con las mejores compañías de su clase. Esto se está utilizando en la actualidad, ya que muchas compañías se comparan para medir y ver las debilidades.

PLANEACIÓN EN EMPRESAS DE SERVICIOS
Usted se preguntará ahora cómo el proceso de planificación se está desarrollando fuertemente en las empresas de servicio. La comparación de ésta es que muchos aspectos de los servicios se parece a los de manufactura. La planificación de calidad de los servicios tienen como metas que los servicios culpan y satisfagan las necesidades y expectativas de los clientes, ser eficaces en los servicios, planear para tener control y no olvidar la mejora de la calidad.
Por otra parte, debemos tener cuidado porque los aspectos de servicios son diferentes a los de manufactura. Los administradores no tienen productos tan bien definidos en los servicios como en las empresas manufactureras. Si esto resulta cierto para planear la calidad de los servicios, hay que definir criterios que nos ayuden a determinar la adecuación al uso y la satisfacción del cliente. Se debe escuchar, atender, conservar a los consumidores. Se recomienda en este punto tener contacto con el cliente y establecer un clima de confianza y tratar de convencerlo.
Un problema en la planificación de la calidad en las empresas de servicio, es que los clientes no pueden definir sus necesidades de servicio hasta que no compran o tienen alguna referencia y esto puede causar confusiones al momento de identificar necesidades.
Otra observación dentro de la planificación son los procedimientos para poder dar el servicio con eficiencia y con menos reclamos, es más tratar de eliminarlos por completo (los japoneses opinan que no debe existir departamento de quejas). Esto lleva a lo que hemos hablado anteriormente; hacer las cosas bien  la primera vez y que los errores humanos no aparezcan.
También hay que considerar que los servicios tienen actividades externas e internas y éstas hay que revisarlas y supervisarlas para que no afecten el trabajo del empleado y por supuesto al cliente.
Con todo lo anterior podemos decir que el proceso de planificación en las empresas de servicio no lo podemos dejar a la deriva, pues es importante planear, para poder prevenir después dificultades o problemas que nos pueden costar dolores de cabeza, y más aún, pérdida de credibilidad por parte de nuestros clientes.
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